Тайм-менеджмент сотрудников: повышаем эффективность труда

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам

Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот»

То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень

Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Мифы о тайм-менеджменте

Познакомимся с распространёнными заблуждениями о тайм-менеджменте: 

№1. Управлять временем невозможно

Безусловно, в мире не существует суперсилы, c помощью которой можно управлять временем. Научный подход организации временем направлен на развитие самодисциплины у человека, а не на изобретение телепорта. 

Прагматичный подход к своим делам и есть управление временем: вы поймете, сколько свободных минут и часов появляется в вашем расписании, если начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

№2. Это не работает!

Зачастую такую фразу говорят люди, которые попробовали одну технику и убедили себя, что методология работает неисправно

Важно понимать, что наука тайм-менеджмента существует уже несколько веков и проверена на миллионах людей. Методология точно работает, просто нужно найти наиболее близкие и понятные для себя техники и приёмы. 

№3. Придётся больше и усерднее работать

На первый взгляд может показаться, что система распределения временем не облегчает работу, а, наоборот, усложняет её. Но это не так. Суть тайм-менеджмента — не сделать всё и сразу, а выбрать важные задачи и сделать только их. 

№4. Много рамок и ограничений 

Этот миф появился, когда на тренингах призывали планировать целый день. Сейчас же подход видоизменился, и уже нет таких строгих дедлайнов. Упор идёт на отвлечение от внешних факторов и решения первостепенных задач.

№5. Тайм-менеджмент нужен только непунктуальным людям 

Если говорить глобально, то данная техника нужна для достижения поставленных целей, а значит, подходит всем людям без исключения. 

№6. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация, как и любая другая болезнь лечится. Для решения этой болезни нужно разобраться со своими приоритетами, отказаться от ненужных действий и разложить все дела по полочкам. Это поможет углубиться в суть проблемы и сфокусироваться на главных задачах. 

№7. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно для всех

Однозначно нет! Все люди уникальны по-своему, поэтому нет универсального метода, который бы решал проблемы каждого человека на планете. 

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Нужно осознать, что тайм-менеджмент — это всего лишь инструмент, который помогает организовать рабочий процесс. Это немагическая таблетка, с помощью которой можно поставить время на паузу или телепортироваться в пространстве. 

Как планировать свой день! Как стать эффективным и много успевать! Тайм менеджмент: Видео

Основные принципы рационального использования времени

Было бы неправильным думать, что природа нехватки времени сотрудника является организационной. Недостаток времени — скорее психологическая проблема — люди недостаточно уверены в себе, не имеют четкого представления о своих целях, не могут расставить приоритеты, поэтому у них не хватает времени ни на что.

Таким образом, можно сэкономить время, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра или Принцип Эйзенхауэра — это техника расстановки приоритетов, которая позволяет выделить важные и существенные вещи и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34-й президент Соединенных Штатов Дуайт Эйзенхауэр предложил это предложение и сделал его стандартом своей работы

Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел в соответствии с критериями — важность и срочность:

А) Важное и срочное. В таких случаях должно быть сделано немедленно

Б) Важные и несрочные. Наиболее «обиженные», наиболее обездоленные случаи были связаны с внутренним развитием, подготовкой персонала и т.д. Часто случаи типа A возникают из-за того, что случаи типа B игнорируются.

В) Неважно и срочно. Люди очень любят путать срочность и важность: они автоматически приходят к тому, чтобы считать что-то срочное столь же важным

В принципе, вопросы С-сюита создают атмосферу постоянного антикризисного управления, суеты и беспорядка в организациях.

Г) Необязательно и несрочно. Эти дела должны финансироваться «по остаточному принципу». Но они часто развлекательны и интересны, поэтому начинают с ними рабочий день и убивают с ними лучшие часы работы.

«Тайм-мастеры» среди сотрудников довольно стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, вычисление шансов и концов, стол, загроможденный бумагами, запутанная система рабочих папок, постоянные перерывы (звонки, разговоры). Эти проблемы одинаковы от офиса к офису, но иногда во время тренинга или семинара появляются интересные идеи, которые зацепляют и становятся стандартом. Например, система флагов, где красный флаг на столе означает «занято» и указывает, что сотрудник не должен отвлекаться от работы, за исключением срочных дел. Иногда сотрудники компании приходят к необходимости создать свой «язык» внутри компании, если размытые термины «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают определенное время (сегодня — до 18.00), это помогает избежать многих проблем.

Хронометрия — это метод изучения затрат времени путем установления и измерения длительности выполняемых действий. Она относится к национальной традиции в истории управления временем. Отслеживание времени позволяет проводить «аудит» и «инвентаризацию» времени для выявления «экономящих время». Чтобы вести журнал учета времени, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение как минимум 2 недель. http://ru.wikipedia.org/wiki/Тайм-менеджмент.

График Ганта является одним из самых удобных и популярных методов построения графиков времени выполнения задач. Каждая строка графика представляет собой процесс, накладывающийся на график. Задачи и подзадачи, составляющие расписание, располагаются вертикально, а временная шкала — горизонтально. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. Некоторые диаграммы Ганта также показывают зависимости между задачами. На графике можно отобразить текущее состояние работы: часть прямоугольника, соответствующая заданию, заштриховывается для указания процента выполнения задания; вертикальная линия указывает на точку «сегодня». График Ганта делает это возможным:

• Визуально увидеть и оценить порядок выполнения задач и их относительную продолжительность;
• Сравните запланированный прогресс выполнения задач с фактическим прогрессом;
• Подробно анализировать фактический ход выполнения задач. На графике показаны временные интервалы, в течение которых задача была выполнена: выполнена, приостановлена, возвращена на ревизию и т.д.

Анализ использования рабочего времени — что это такое

В современном управлении персоналом анализ использования рабочего времени сотрудниками предприятия — один из важнейших инструментов, который позволяет эффективно оценивать полноту использования всего потенциала трудовых ресурсов компании и дает возможность получить информацию о наиболее проблемных направлениях, работа с которыми может значительно повысить эффективность деятельности всей компании. Сам по себе анализ использования рабочего времени — это процесс сбора информации о том, как используются трудовые ресурсы предприятия, а также различные практические методики, дающие возможность осуществлять сбор подобной информации, обеспечивать контроль использования рабочего времени.

Данные мероприятия проводятся не просто с целью получения информации, а прежде всего — для того, чтобы определить проблемные аспекты деятельности компании и принять меры по их устранению в целях получения наилучшего результата как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Именно поэтому наличие четких алгоритмов проведения анализа использования рабочего времени на предприятии, а также регулярное их применение на практике и корректировка политики управления персоналом являются необходимыми для наиболее полноценной реализации всего потенциала бизнеса.

При этом проверка рабочего времени сотрудников может проводиться самыми разнообразными способами, а ее применение является актуальным для субъектов хозяйствования практически во всех сферах деятельности вне зависимости от их размеров, организационно-правовых форм и иных обстоятельств. Она может помочь повысить эффективность работы как индивидуальному предпринимателю с небольшим штатом, так и тем более является полезной в рамках деятельности крупных холдингов, имеющих возможности работать по данному направлению, сравнивая статистические результаты различных структурных подразделений и региональных представительств.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Начать развиваться

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

• Спешка;
• Отсутствие планирования времени;
• Неправильная организация труда;
• Слабый уровень мотивации.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Методы по установке нормированных заданий

Для работников, которые заняты выполнением стабильных видов работ (большинство рабочих на поточных, конвейерных и автоматических линиях, а также рабочие некоторых профессий вспомогательных служб: станочники служб цехов, слесари-инструментальщики, транспортные рабочие, смазчики, слесари-ремонтники по выполнению планового ремонта технологического оборудования и проч.), нормированные задания устанавливаются с помощью перечня работ, длительность которых рассчитывается на базе норм времени (выработки), учитывая данные оборудования, производственных планов и графиков.

Форма и периодичность выдачи нормированного задания определяется, опираясь на повторяемость работ, а также на то, выполняются они на одном либо нескольких объектах. Согласно данным признакам работников условно принято подразделять на такие группы: выполняющие на конкретном рабочем месте какую-то работу; разные виды работ на данном рабочем месте; стабильные по составу виды работ на разных рабочих местах либо объектах.

• К первой группе принято относить рабочих-повременщиков, которые заняты на участках и в цехах массового и крупносерийного производства. Методы установления нормированных заданий для них схожи с расчетом норм для рабочих-сдельщиков. 
• Во вторую группу входят рабочие, которые выполняют на рабочем месте виды работ различного характера, а нормированное задание для них устанавливается с помощью набора работ на конкретный промежуток времени (смену, месяц), основываясь на производственный план либо график выполнения работ и имеющих место на предприятии норм времени. Данный метод используется для разработки нормированных заданий для работников, которые заняты в сфере планового ремонта оборудования. 
• К третьей группе принято относить работников, занятых обслуживанием производства (смазчиков, транспортных рабочих). Для них состав работ является постоянным, их объем и очередность можно определять заранее, что позволяет облегчить установление нормированных заданий.

Для работников, выполняющих нестабильные по составу работы (например, работники по обслуживанию производства – слесари технического обслуживания оборудования, электрики, а также операторы, наладчики, сборщики), изначально определяют приблизительный объем случайных работ и время, которое необходимо на их выполнение.

После на базе графиков реализации плановых (стабильных) работ выявляют процент рабочего времени, который требуется для выполнения случайных работ, и сравнивают с приблизительным объемом случайных работ (со временем, которое необходимо для их выполнения).

Всё ещё сложно?
Наши эксперты помогут разобраться

Все услуги

Решение задач

от 1 дня / от 150 р.

Курсовая работа

от 5 дней / от 1800 р.

Реферат

от 1 дня / от 700 р.

Важные аспекты

Рациональная организация рабочего места — это создание мест для ручной, автоматической, механической деятельности.

В первом случае в операциях преобладают ручные приемы. Отдельного внимания заслуживает рационализация и проектирование разумных методов труда.

На механизированных производственных местах отдельного внимания заслуживает согласование работы машины и человека, создание синхронности технологического и трудового процесса, удобство и безопасность деятельности.

Контроль производственного освещения рациональной организации рабочего места в случае автоматизированных рабочих мест выполняется без участия сотрудника. В его функции входит только контроль, ремонт, регулировка, вывоз, подача деталей.

Как посчитать потери рабочего времени

Как потеря текущего рабочего времени классифицируется любая потеря, при которой время расходовалось не на работу. То есть работа не выполнялась. Посчитать время в течение трудового дня, которое справедливо отнести к непродуктивно потраченному, можно разными методами.

Во многих организациях расчет и учет потери рабочего времени сотрудников является индивидуальным решением. В том смысле, что руководство использует свои оригинальные методы контроля и свой подход к снижению того, что определяется как непроизводительные траты времени.

Потери рабочего времени в компании чаще всего оценивают по формулам. Есть формулы универсальные и индивидуальные. Их задача – не оценить производительность труда в компании, а посчитать время, которое было затрачено работником на всё, что не касается понятия «работа» в соответствие с его трудовой деятельностью. Сейчас мы рассмотрим примеры формул, которые помогут в изучении текущих потерь рабочего времени.

Потери рабочего времени формулы для подсчёта

Снижение эффективности бизнес-процессов зачастую является следствием ситуации, когда происходит рост непродуктивной деятельности сотрудника (сотрудников). Для математической оценки непродуктивности выявляется специальный коэффициент. Оптимально высчитывать три коэффициента:

• К1 – коэффициент непродуктивного периода, возникшего по организационно-технической необходимости;
• К2 – коэффициент непродуктивного периода, возникшего вследствие нарушения трудовой дисциплины сотрудниками;
• К3 – суммарный коэффициент, образовавшийся вследствие сложения двух предыдущих коэффициентов.

Расчет К1

К1 = ВУ х ВС,

где: К1 — требуемая величина, ВУ – время, утраченное по причине организационно-технической необходимости, ВС – время смены, определенное нормативно.

Расчет К2

К2 = ВН / ВС,

где: К2 – требуемая величина, ВН – время нарушения, то есть время, потраченное непродуктивно из-за человеческого фактора, ВС – время смены, как в предыдущей формуле.

Расчет К3

К3 = (ВУ + ВН + (ПОФ + ПОН)) / ВС х 100,

где: ПОФ – период отдыха фактический, ПОН – период отдыха по нормативу, остальные пункты соответствуют пунктам в предыдущих расчетах.

Расчет без коэффициента

Выявить потери актуального рабочего времени работников в течение вариативного периода (например, года), можно по альтернативным формулам. Есть две универсальные формулы, которые подойдут для выявления и в дальнейшем  устранения периодов, связанных с потерей рабочего времени работников:

• Ф1 = (СП – СФ) х СГ х КС, где: СП – продолжительность смены по плану, СФ – фактическая продолжительность смены, СГ – число смен в год, КС – количество специалистов.
• Ф2 = (ЧП – ЧФ) х КС где: ЧП – количество часов, отрабатываемых по плану на одного сотрудника в год, ЧФ – фактическое количество часов, которое один сотрудник отработал за год, КС – количество сотрудников.

  При этом мероприятия по устранению потерь рабочего времени должны быть релевантны специфике вашей компании. То есть потери рабочего времени на предприятиях могут нивелироваться разными подходами. Метод ликвидации непродуктивных временных затрат , оптимальный для одного производства, вполне вероятно не будет оптимальным для другого. Если это не касается программных решений, о которых мы поговорим ниже.

На данный момент важно понять, что вопрос, как посчитать потери рабочего времени, имеет множество вариантов ответа. Но в целом контролировать персонал в аспекте продуктивности/непродуктивности времени можно двумя методами:

• Делать это вручную, используя комплекс приложений, включая калькулятор, календарь, трекер задач и тд.
• Делать это автоматически через специализированный софт вроде Bitcop, ActivTrak, Tmetric, Toggl и аналогов.

Zero Inbox

Кто придумал: Мерлин Манн, американский писатель и блогер.

В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Не прекращайте это занятие, пока не закончите.

Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.

Свободное время и здоровье

Благом, которым пренебрегают многие люди, не ценят его должным образом и не благодарят за него, является здоровье и свободное время. Передают со слов Ибн ‘Аббаса, да будет доволен Аллах ими обоими, что Пророк (мир ему и благословение) сказал:

(نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ )

«Многие люди обделены двумя милостями: здоровьем и свободным временем» (Аль-Бухари). Имеется в виду, что многие люди не используют эти блага для совершения благих дел, а используют для совершения грехов. Под свободным временем следует понимать незанятость мирскими делами и проблемами, отвлекающими человека от его занятий делами вечной жизни.

Свободное время никогда не остается свободным, оно неизбежно наполнится либо добром, либо злом. И кто не сможет увлечь свою душу делами праведными, того душа увлечется делами дурными. Счастлив тот, кто проводит свое время в добрых и праведных делах, и горе тому, кто проводит его в делах дурных и порочных.

Один праведный человек сказал: «Время, свободное от мирских забот — это великое благо. И если человек проявит неблагодарность за оказанное ему благодеяние тем, что даст волю своим страстям и пойдет на поводу своих желаний, то Аллах нарушит благоденствие его души и лишит его той душевной чистоты и покоя, что он имел».

Одним словом, ищущий знания не растрачивает свою жизнь и не теряет ни секунды своего времени на дела, не связанные со знанием. По мере необходимости он выделяет время на еду, питье, сон, отдых после утомительного труда, выполнение своих обязанностей в отношении членов семьи, гостя, для зарабатывания средств существования, а также отрывается от учебы в случае недомогания или по другим причинам, препятствующим занятиям. Некоторые из предшественников не прекращали своих занятий, даже если с ними случалась легкая болезнь или недомогание. Знание было для них лекарством, и они продолжали заниматься по мере сил.

Вывод

Приёмы тайм-менеджмента направлены продуктивное использование времени, отслеживания прогресса работы и дробление объёмных задач на блоки. Это нужно для того, чтобы сохранять концентрацию, ставить правильные приоритеты и предотвращать выгорания. В статье мы описали действенные способы организации временем, которые вы можете использовать, чтобы развить дисциплину и воплощать свои мечты в жизнь.

Одни из путей к успеху — умение управлять своим временем. Пусть наша статья поможет Вам в освоении этого искусства!

Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и

Регистрация