Почему навыки тайм-менеджмента важны для любого человека?
Как кандидат, вы должны быть в состоянии продемонстрировать вашу способность эффективно управлять своим временем. По смыслу, навыки тайм-менеджмента помогают определить конкретные действия, необходимые для достижения выбранной цели для любого человека и любого проекта.
На рабочем месте тайм менеджмент заключается в эффективной организации рабочей нагрузки — обычно с помощью списков дел или планов работы. Речь идет о знании того, как расставлять приоритеты в своих задачах, и о том, как и когда делегировать их другим.
Если вы умеете эффективно управлять своим временем, вы сможете быстро выполнять задачи и снизите воздействие стресса.
А если у вас плохо с навыками управления временем, вы обнаружите, что выполнение задач занимает гораздо больше времени, чем предполагалось. В результате вы можете не уложиться в сроки или вам придется работать сверхурочно, чтобы завершить работу. Качество вашей работы может снизиться, или вы можете не знать, как расставить приоритеты для выполнения задач. Все это может вести к тому, что на фоне других коллег вы будете смотреться неэффективным сотрудником, и это может иметь печальные последствия.
Метод ABC
Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).
A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи
Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.
К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E– от которых стоит отказаться вообще.
Почему техники тайм-менеджмента не работают
«Вот вроде бы всё делаю как надо, и цели формулирую правильно и дела приоритизирую, а всё равно не работает этот ваш тайм-менеджмент.»
И такое тоже бывает, но это не повод расслабляться и опускать руки. Скорее всего метод, который вы выбрали просто вам не подходит, ведь каждый человек индивидуален. И все методы не подойдут абсолютно для всех. Но каждый метод можно адаптировать под себя.
Понаблюдай за собой, что именно доставляет вам дискомфорт?
Может быть вам сложно выполнять важные дела утром, так как пик вашей эффективности приходится на вторую половину дня. Подстрой технику под себя. Планируй свой день так, чтобы «поедание лягушки» приходилось на послеобеденное время.
Или вы не понимаете, как использовать матрицу Эйзенхауэра, то не стоит мучить себя. Так вы только больше времени потратите на планирование. Используйте метод АБВГД и просто приоритизируй свои ежедневные задачи.
Тайм-менеджмент не работает, если вы занимаетесь не любимым делом. Ведь людей, которые вдохновлены и горят какой-то идеей или своим делом, заставлять выполнить какую-то задачу, связанную с их направлением, не приходится. Другой же вопрос, когда вы занимаетесь не любимым делом. В этом случае любая методика тайм-менеджмента работать не будет.
И ещё… наберитесь терпения. Принципы тайм-менеджмента работают на перспективу, а не в короткий срок.
Советы
Чтобы грамотно управлять временем, повысить личную
продуктивность, уровень заработка и продуктивность, воспользуйтесь следующими
советами:
- Объективно оценивайте собственное время. В сутках 24 часа, вам надо еще поесть, поспать, отдохнуть, так что не стройте много планов.
- Нехватка времени – это неправильное его распределение, поэтому если что-то не успеваете, перечитайте принципы тайм-менеджмента.
- Планируйте на день не более 5 дел, из них важных – не более 3. Тогда вы сможете выполнить их качественно, без спешки.
- Занимайтесь спортом, это помогает зарядиться энергией и улучшает когнитивные процессы.
- Не пренебрегайте отдыхом и сном. Лучше перенести дела, но отдохнуть, но не наоборот.
- Самые объемные и сложные дела – с утра первым делом.
- От первого часа после пробуждения зависит продуктивность всего дня, поэтому проведи его с умом.
- Не гонитесь за количеством, главное – качество.
- Не сравнивайте себя с другими, у каждого человека свои цели, мечты и темп их достижения.
- Хвалите себя за успехи, покупайте себе подарки.
- Делегируйте все, что можно делегировать.
- Выявите те дела, что дают минимум результата, и вычеркните их, чтобы не тратить время.
- Ставьте цели, разбивайте их на более мелкие и локальные, обязательно пишите дедлайны и конкретизируйте.
- Используйте ежедневник или перечисленные выше приложения.
- Периодические анализируйте собственную систему тайм-менеджмента, чтобы выявлять ошибки и исправлять их.
- Время – самый важный и ценный ресурс, поэтому проводите его с пользой и удовольствием.
Навыки планирования: какие бывают
Системы тайм-менеджмента состоят из множества полезных навыков, которые помогают эффективнее использовать своё время. Некоторые типы планирования включают в себя дополнительные модули, но основной шаблон необходимых умений состоит из семи ключевых пунктов.
1. Постановка целей
Это первое и самое важное на пути к повышению личной продуктивности. Как только человек научится правильно выделять задачи, формулировать их максимально коротко доходчиво для самого себя, дела пойдут намного успешнее
Существует специальная технология SMART, которая помогает ставить четкие и достижимые цели.
2. Расстановка приоритетов
– следующий шаг в хорошем тайм-менеджменте. Целей на день, неделю или месяц может быть множество, и выполнять их нужно последовательно. Какие-то из них выделяются как первостепенные, какие-то имеют «плавающий» статус и реализуются во время перерывов.
3. Осознание себя
Здоровая саморефлексия призвана для того, чтобы оценить прошедшее время, посмотреть на свою продуктивность и понять, правильно ли были выделены цели и расставлены приоритеты. Каждый день нужно выделять некоторое время на то, чтобы переоценить силы, взглянуть на ситуацию со стороны.
4. Мотивация
Помогает поддерживать свою работоспособность на высоком уровне. Нельзя постоянно работать в активном темпе и не получать поощрений.
Так как тайм-менеджмент – это личностное развитие, то и мотивировать себя нужно самостоятельно. Это можно делать любым удобным способом: покупать что-то приятное после выполнения ряда целей, строить для себя графики успешности и прочее.
5. Фокусировка внимания
Позволяет сосредоточиться на ключевых целях и не распыляться на мелкие. Нельзя разбивать задачу на блоки (если это не требуется её спецификой). Нужно строить расписание так, чтобы фокусировка внимания на цели была максимальной, только так можно поднять продуктивность до высшего уровня.
6. Планирование
– ещё один основополагающий навык тайм-менеджмента. Правильно составленное расписание, план работы помогают существенно сэкономить время, которое теряется на раздумьях и подготовках к другим фазам деятельности. Когда всё расписано заранее и нет неожиданностей, перестраиваться намного проще.
7. Делегирование
Учит главной идее, которая сложно даётся многим трудоголикам – нельзя всё делать самому.
Человек должен заниматься тем, что у него получается лучше всего, а остальные задачи передавать профессионалам.
Только так он сможет быть максимально эффективным. Если перебирать на себя все цели, от слишком лёгких до слишком тяжёлых, то в итоге не получится сделать качественно ничего.
Постановка задачи: техника S.M.A.R.T.
Эту технику впервые описал американский тренер по личностному развитию Пол Дж. Мейер в своей книге «Как достичь успеха» (Personal Success Planner). Техника предназначена для постановки задач и чёткой формулировки целей — важных шагов для повышения продуктивности и управления проектами.
S.M.A.R.T. (smart по-английски — «умный») — это аббревиатура, составленная из пяти букв:
S — Specific — конкретность
M — Measurable — измеримость,
A — Achievable — достижимость,
R — Relevant — согласованность,
T — Time — время.
Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.
Конкретность
Не используйте расплывчатые формулировки: «Хочу добиться успеха», «Хочу много зарабатывать», «Хочу учиться в хорошем вузе». Чем конкретнее звучит задача, тем проще мотивировать себя на её достижение. Примеры более удачно сформулированных целей: «поступить в Высшую школу экономики», «сдать ЕГЭ по русскому языку не меньше чем на 90 баллов», «закончить 11 класс без „троек“».
Измеримость
Ставьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.
Достижимость
Человек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.
Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути. Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.
Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.
Согласованность
Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.
Время
Когда вы ставите перед собой цель, обязательно определяйте и конкретные сроки её выполнения: «Закончить подготовку к ЕГЭ в апреле», «Пробегать 3 км за 15 минут через 2 месяца», «Выучить все неправильные глаголы в английском к 15 октября». Без постановки временного ограничителя достижение цели может растянуться до бесконечности.
Лучшие приложения для тайм-менеджмента
Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.
Todoist
Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.
Microsoft To-Do
Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.
Bitcop
Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста
Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему
Trello
Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».
Google Календарь
В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента. Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.
Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.
Базовые принципы тайм-менеджмента
Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.
Планируйте все дела
Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.
Формулируйте желаемый результат
Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.
Расставляйте приоритеты
Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:
- первостепенные срочные;
- первостепенные не срочные;
- срочные второстепенные;
- второстепенные несрочные.
Фокус задач
Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:
- делегируйте полномочия (что не требует именно вашего обязательного участия, всегда можно передать, если вы в этот момент будете заняты ситуацией, которую кроме вас никто не разрешит);
- научитесь говорить «нет» (система персонального тайм-менеджмента сводится в том числе к тому, чтобы не брать лишние дела, то есть дела, воплотить которые качественно вы не сможете, потому что не успеете или будете делать их в спешке).
Анализируйте и адаптируйтесь
Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны
Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.
Отдых тоже планируйте
Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.
Метод 4D
Автор этого метода — Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Он придумал свой принцип тайм-менеджмента для людей, которые приходят в ужас от своих задач. Для кого-то это — ремонт или покупка мебели, для кого-то составление отчета по работе…
Эдвард Рэй предлагает запомнить четыре важных слова:
- Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить ее сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
- Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему или найдите человека, обладающего нужными компетенциями.
- Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Откажите вежливо, но решительно.
- Delay (отложить) — когда задача слишком объемная или не требует немедленного исполнения, ее можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей четкие сроки, когда она точно будет выполнена.
Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.
Есть время работать, есть время отдыхать
Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.
Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.
На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.
Как освоить тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это навык, который можно освоить за 1-2 месяца, приложив хотя бы каплю старания. Научиться управлять своим временем можно самому или при помощи онлайн-курсов.
Проявите дисциплину и настойчивость, т.к. для любого навыка нужна регулярная практика. Помните, что с каждым днем вам будет все проще применять новые привычки.
Самостоятельно
Научиться тайм-менеджменту самостоятельно не так сложно, как может казаться. Этот навык глубоко исследован: в основе лежат знания из психологии, нейробиологии и когнитивистики. То есть в тайм-менеджменте учтены все слабости человеческой природы, на которых мы можем застопориться, и даны конкретные фишки, чтобы договориться с собой и сделать все правильно.
Есть много статей в интернете, книг, даже есть блогеры, которые занимаются вопросами планирования и личной эффективности и применяют методы на себе. Остается только изучить информацию, выбрать то, что подходит вам, и применять.
На онлайн-курсах
Проще обучиться управлять временем на онлайн-курсах. Какие здесь есть преимущества:
- вы не предоставлены сами себе и можете рассчитывать на помощь преподавателя;
- можно обмениваться опытом с сокурсниками;
- вы получите качественную информационную выжимку по самым действенным техникам;
- вы будете заниматься и применять знания целенаправленно — это убережет вас от откладывания дел до лучших времен;
- на онлайн-встречах вы сможете практиковаться в методах в игровой форме под руководством преподавателя.
И, конечно, это удобно, т.к. заниматься можно из дома в свободное время. Посмотрите нашу подборку курсов по тайм-менеджменту. Здесь вы сможете сравнить учебные программы и цены разных школ, а также почитать отзывы учеников.
Подборка курсов
Все онлайн-курсы по тайм-менеджменту в 2022 году
Посмотреть подборку
Метод ZTD
Кто придумал: Лео Бабаута, ведущий блога Zenhabits про личную эффективность и тайм-менеджмент.
В чём заключается: ZTD расшифровывается как Zen to Done. Это упрощённая версия GTD, так как Лео считает, что GTD слишком сложен для обычных людей. ZTD строится на 10 простых привычках:
Собирайте всю информацию в разделе «Входящие» (как и в GTD).
Входящие записи обрабатывайте быстро, не откладывая.
Организуйте заметки по категориям в зависимости от их содержимого (как и в GTD)
Важные дела планируйте на каждый день заранее, особо крупные дела — на неделю вперёд.
Сосредотачивайтесь на одном деле, не распыляйте внимание.
Создавайте короткие и понятные списки дел.
Войдите в режим и соблюдайте его каждый день. Делайте то, чем вам действительно хочется заниматься.
Упрощайте
Формулируйте задачи коротко и ясно, уберите лишние и незначительные из списка.
Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
Кому подходит: универсальный метод. ZTD создан на основе GTD, но проще. Если GTD вам нравится, но показался слишком сложным, — попробуйте ZTD.
Управление рабочим временем
Рабочее время — это время, затрачиваемое на выполнение обязанностей в соответствии с условиями трудового договора. Для рационального использования рабочего времени нужно соблюдать следующие правила:
60/40. При составлении распорядка исходите из того, что 60% времени занимает работа, а 40% идёт на отдых.
Отслеживание затраченного времени
Важно фиксировать, на какие нужны было потрачено время. На основании полученных данных сотрудник может составить расписание на будущее.
Расстановка приоритетов
Распределяйте задачи на долго-, средне- и краткосрочные, чтобы правильно расставить приоритеты.
Что такое тайм-менеджмент
В буквальном переводе – «управление временем». Что означает – учет, распределение и планирование рабочего времени. Основная цель – максимальная эффективность труда.
Люди, работающие с учетом принципов тайм-менеджмента, успевают сделать за отведенный период больше других, у них остается время на отдых и развлечения.
Методика тайм-менеджмента состоит из нескольких частей:
- хронометраж;
- оптимизация труда;
- планирование;
- мотивация.
Оптимальное распределение времени помогает и в трудовой сфере, и в жизни. Люди, которые используют принципы тайм-менеджмента более здоровы и спокойны. Спешка и неумение закончить дела в срок – это стресс, а нервные потрясения негативно влияют на самочувствие и могут стать причиной разных болезней.
Канбан
Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».
В чём заключается: чертится таблица из трёх столбцов. Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.
Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.
Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.
Кому подходит: канбан изначально придумали, чтобы использовать на предприятиях. Там с его помощью контролировалась работа команды и прогресс проектов. Однако канбан годится и для личного планирования. Его, кстати, можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с временными блоками (о них мы рассказали выше).
Особенности: сейчас канбан популярен, его часто внедряют в компаниях — и на то есть причины. Однако, чтобы это принесло пользу, нужно глубже вникнуть в эту систему, узнать о её нюансах и постараться избежать ошибок.
