Как «1с:документооборот» поможет избавиться от бумажной волокиты?

Проблемы хранения и поиска документов

Однако далеко не всегда можно быстро найти нужный документ, ведь в процессе деятельности компании скапливается огромное количество бумаг, беспорядочное хранение которых приводит к существенной трате времени на их поиски и, соответственно, на решение важных деловых вопросов. К счастью, избежать этого очень легко – для этого лишь нужно периодически производить процедуру под названием систематизация документов.

Что понимается под систематизацией документов

Под систематизацией документов подразумевают сортирование деловых бумаг, которые относятся к одному направлению деятельности или же к определенному временному промежутку. После проведения сортировки документы подшиваются в отдельную папку, которая получает собственную этикетку с определенными данными. Далее сформированная папка фиксируется в специальном журнале, где указывается не только ее название, но и срок хранения. По истечении указанного срока дело может быть переведено в архив организации или сдано в государственный или частный архив.

Требования к документации

Систематизация документов является процедурой со строгим регламентом, поэтому ее проведением должны заниматься только высококвалифицированные специалисты. Более того, выполнение данного вида работ предусматривает еще и заботу о физическом состоянии документации. Все документы, которые принимают участие в систематизации, должны быть подшиты в качественные папки с твердыми обложками, поскольку только таким образом можно избежать быстрого физического износа документов.

Категории документов

Эксперт по домашней уборке и популярный автор книг рекомендует выделить три категории документов:

• «вечные»;
• с определенным сроком «жизни»;
• мусор.

К первой группе относятся та информация, которая необходима на протяжении всей жизни. Вторая – всевозможные документы, актуальные до определенной даты. Третья группа – все, что подлежит уничтожению.

Хранить документы Мари Кондо рекомендует в вертикальных лотках, что существенно экономит пространство.

Система этого известного автора идеальна, но для применения в условиях российских реалий требует внесения некоторых изменений, учитывающих актуальное законодательство и традиции документооборота.

Сократить время на поиски документов позволит введение дополнительных подкатегорий для второй группы:

• Имущественные: включают договоры купли-продажи на недвижимость и автомобили, полиса страхования, справки из БТИ, ГИБДД и т. д.
• Здоровье: договоры страхования, медицинские карты, выписки и эпикризы и прочие.
• Финансовые: договоры на открытие банковского счета, вклада, квитанции о погашении кредита, справки и выписки.
• Налоговые: сюда следует отнести квитанции об оплате, налоговые декларации и т. д.

В большинстве случаев достаточно этих четырех подкатегорий.

Если в стопке оказалось 5-20 страниц, разбивать на дополнительные группы не следует. Поиск нужного документа займет считанные минуты. Если в пачке более 30 листов, изучите содержание каждого и определите, что можно сохранить в электронном виде, а что можно выделить в дополнительную подкатегорию, например, переписку с определенной компанией, договор и остальную документацию при оформлении страховой выплаты.

Оформление папок документов в АО

Для акционерных обществ (далее — АО) предусмотрены особые правила оформления папок учетных документов. Так, в п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ (в ред. от 07.08.2001 N 120-ФЗ) «Об акционерных обществах» указано, что общество хранит документы в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс, распространяется в том числе на бухгалтерские документы открытых и закрытых АО. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества (п. 3.5 Постановления N 03-33/пс).

Основные условия хранения учетных документов должны быть созданы руководителем АО (п. 3.6 Постановления N 03-33/пс). Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях и располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия ящика (шкафа) должен быть составлен акт. Вскрытие осуществляет лицо (лица), уполномоченное на такое вскрытие.

Документы с грифом «коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах (п. 3.2 Постановления N 03-33/пс). Хранению подлежат подлинники документов. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа должен быть составлен акт с указанием причины утраты или повреждения. Этот акт прикладывается к копии документа и подлежит хранению вместе с ней. Акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден руководителем АО. В случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности акт также подписывается главным бухгалтером (п. 3.4 Постановления N 03-33/пс).

Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале (п. 3.3 Постановления N 03-33/пс). Выдача документов АО для их предъявления акционерам производится под расписку сотруднику организации, который должен быть уполномочен обществом на получение документов общества (п. 3.8 Постановления N 03-33/пс). Этот сотрудник должен состоять в трудовых или гражданско-правовых отношениях с АО. Документы выдаются с разрешения руководителя или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам АО на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

При хранении учетных документов в АО должны соблюдаться следующие сроки хранения:

-------------------------------------------------T---------------¬¦             Наименование документов            ¦ Сроки хранения¦L------------------------------------------------+---------------- Документы бухгалтерского учета                   Не менее 5 лет Отчеты независимых оценщиков                     Не менее 5 лет Документы бухгалтерской отчетности: сводной (консолидированной) годовой              Постоянно годовой                                          Постоянно квартальной                                      Не менее 5 лет месячной                                         Не менее 1 года

Для месячной отчетности, на наш взгляд, следует применять 5-летний срок хранения, чтобы не противоречить Закону N 129-ФЗ.

Н.В.Парушина

Аудиторская фирма «УКАП»

г. Орел

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата

Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

• наименование организации (полное, сокращенное);
• номер фонда;
• номер описи электронных дел, документов;
• номер дела по описи;
• отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
• крайние даты документов электронного дела;
• дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

Хранение конфиденциальной документации

К конфиденциальным документам относятся те, которые содержат персональные данные или коммерческую тайну. Например, контракты, учредительные документы, отчеты и т.д. Такие документы должны храниться в сейфе, особенно в местах с большой проходимостью или в местах, куда имеют доступ посторонние лица.

При выборе сейфа для документов обратите внимание на следующие критерии

• Вместимость и внешние размеры. Убедитесь, что в сейфе может поместиться необходимое количество папок. Это можно рассчитать исходя из внутренней ширины коробки для хранения и толщины корешка папки — 55, 75 мм. Если сейф будет установлен под столом, помните, что его высота не должна превышать 70 см.
• Запираемый денежный ящик для незаметного и отдельного хранения небольших ценностей, таких как штампы и печати, трудовые книжки, бухгалтерские бланки и небольшие суммы денег.
• Тип замка. Если сейфом пользуются несколько человек, хорошей идеей будет электронный комбинированный замок, так как комбинацию можно легко изменить в случае необходимости. В противном случае для большего удобства можно использовать замок с ключом. Механический комбинированный замок для офисов не рекомендуется из-за сложности комбинации.

Выберите цветовую гамму сейфа для документов в соответствии с вашим личным вкусом и дизайном интерьера. Вы можете выбирать из широкого ассортимента продукции, который в специализированных магазинах может исчисляться сотнями. Просмотрите каталог, чтобы увидеть, что вы можете найти, и, при необходимости, выбрать идеальную модель. 3.

Актуальные способы хранения коллекции значков и орденов

Тканевая основа

Так как большинство значков оборудуются специализированными креплениями, награды можно закреплять методом протыкания на любой тканевой покров, будь то ковёр, знамя, или схожее волокно.

Данным методом можно крепить относительно небольшое количество изделий, так как в случае перегруза закреплённое тканевое полотно может не выдержать и упасть.

Альбомы с поролоновыми листами

Специализированные альбомы могут обеспечить повышенный уровень надежности при хранении коллекции вследствие обложки, которая защищает изделия от окружающей среды.

Однако, поролоновая основа в альбомах имеет некоторые недостатки, — листы из данного материала собирают влагу и с течением времени распадаются, рассыпаются и даже гниют, тем самым повреждая ценные изделия, вследствие чего менять материал придётся достаточно часто.

Багетные рамы

Такие рамы распространены в музеях, на различных выставках для демонстрации наиболее ценных экспонатов. Вследствие защищенности, удобства, возможности расположить внутри стекла огромное количество мелких значков, — являются отличным вариантом хранения ценной коллекции.

Багетную раму можно заказать у профессионалов в мастерской под индивидуальный интерьер, а можно приобрести готовый вариант.

Планшеты с поролоновыми вставками

Как правило, представляют собой отдельные листы с поролоном в качестве основы для фиксации значков. Такие листы можно хранить обособленно, а можно встроить в альбом, бокс, или сейф.

Вследствие того, что планшет имеет открытый верх, — оставлять значки без защиты крайне нежелательно.

Настенные витрины

То же, что и багетные рамы, только более массивные, вместительные, защищенные и удобные. Часто занимают всю стену, оборудованы дверями для доступа к коллекции, при этом комбинируют всевозможные способы крепления в зависимости от индивидуального заказа.

Мюнцкабинеты

Наиболее универсальный, предпочтительный, защищенный вариант хранения коллекции из значков, медалей, орденов, монет и так далее.

Представляют собой массивные, закрытые шкафы, внутри которых, в зависимости от конструкции, предусмотрено огромное количество встроенных планшетов различного размера и формата под хранение индивидуальных изделий.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). Правила 2015 – основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

1. учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
2. работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
3. любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли — продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
4. семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
5. займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
6. покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
7. коммунальные расчеты (оплаченные счета).

https://youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:

1. Большая коробка для хранения документов. Между установленными в нее файлами, устанавливают разделители.
2. Папка с файлами. Большая папка с уже установленными файлами может заменить коробку.
3. Железный сейф или бокс для хранения документов пригодится предпринимателю, который держит в своей квартире финансовые отчеты и другие важные бумаги.
4. Кейс. Небольшой чемоданчик, закрывающийся на ключ, подходит для транспортировки ценных документов.

Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

1. бумаги, подтверждающие право собственности;
2. личные печати;
3. большие суммы наличных средств.

Виды и сроки

Начинать изучение идеи и способы организации хранения документов дома следует с классификации. Одни имеют бессрочное действие, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены временными рамками, после чего их без раздумий утилизируют, чтобы не создавать беспорядок:

Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле

Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
Предметы личной идентификации

К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

1. деревянный либо пластиковый ящик;
2. стойки для бумаг;
3. сортер;
4. вертикальные лотки;
5. папку портфель;
6. кейс, запирающийся на замок;
7. канцелярские конверты;
8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.  Оценок 0 Прочитать позже

Формы и размеры

Размеры металлических шкафов могут быть разными в зависимости от вида конструкции: от небольших настольных моделей до конструкций обычного размера. Технические характеристики приведены в таблице.

Шкафы	Архивные	Картотечные	Бухгалтерские	Шкаф купе
Высота	50 — 200 см	60 — 160 см	65-150 см	до 200 см
Ширина	50 — 120 см	40 — 100 см	45 см	60-120 см
Глубина	30 — 45 см	40 -65 см	35 см	45 см
Количество полок/ящиков	от 1 до 5 полок	от 2 до 9 ящиков	от 1 до3 полок	до 4 полок
Нагрузка на полку	до 60 кг	до 30 кг	до 30 кг	до 60 кг
Толщина металла	1,0 — 2,0 мм	0,8 — 1,0 мм	1,2 мм	0,8 мм

Модели различают по прямоугольной, линейной, угловой П образной форме. Линейный шкаф архивный металлический пользуется популярностью, поскольку обладает малыми размерами, позволяющими располагать их в любом месте. В помещениях небольшой площади со свободным пространством в углу, оптимальным вариантом будет купить шкафы архивные угловой конструкции. П образные модели состоят из двух отдельных секций, которые соединены антресолью. Они имеют хорошую вместимость, но нуждаются в большом свободном пространстве.